Выбираем систему групповой работы

Не секрет, что применения средств groupware позволяют повысить эффективность работы сотрудников организации. В статье рассмотрим наиболее популярные решения.

Сегодня тяжело представить функционирования любой организации без средств коллективной работы. Наверное, поэтому соответствующие системы являются одними из наиболее востребованных и занимают один из больших сегментов рынка ПО. Задача подобных решений проста – создается единое пространство, обеспечивающие в первую очередь удобство пользователю в обмене сообщениями и документами, поиске данных, планировании времени и контроль совместных работ. Но если начать выбирать для своей организации подходящую реализацию, можно столкнуться с тем, что функции у groupware систем различных разработчиков существенно отличаются.

Что ждать от Groupware?


В англоязычной литературе соответствующие программы называются — groupware, collaborative software, Computer-Supported Cooperative Work (CSCW) есть и другие имена. Сам термин groupware, как противопоставление singleware, был предложен в 1978 году Peter и Trudy Johnson-Lenz, хотя более широкую известность получил на десятилетие позже, в конце 80х.
Устоявшегося термина в русском языке нет, но чаще говорят как о ПО обеспечения совместной или коллективной работы. Первой реализацией groupware считают он-лайн игру Colossal Cave Adventure, написанную в 1975 году для DEC PDP-10. Затем появился PLATO Group Notes (дедушка современного Lotus Notes), который был очень популярен вплоть до начала 80-х годов. Хотя наибольшую востребованность приложения групповой работы приобрели уже в 90-х и особенно большой толчок дало развитие Интернет, различных систем общения и веб-технологий. За это время создан не один десяток продуктов, которые из простых средств обмена информацией превратились в groupware платформы отлично подходящие и для территориально распределенных коллективов любого размера. Единого требования, как и подхода в организации рабочего места пользователя при их построении нет, к тому же назначение или происхождения продукта может быть разным. Одни программы рассчитаны на “обычный” офис, другие на фирмы занимающиеся продажами и предоставлением услуг, образовательные учреждения, есть свои решения и для разработчиков ПО и так далее. Каждая реализация имеет свой набор функций, поэтому часто выбрать свой вариант очень тяжело. Большинство groupware систем содержат:

Это необходимый минимум. В зависимости от реализации groupware может содержать средства мгновенного обмена сообщениями, рассылки и подписки на обновления, совместное использование файлов (в некоторых случаях с возможностью контроля версий), CRM и ERP, портал (CMS, WiKi, блоги, форум и т.д.), интеграция с LDAP и Active Directory. И хотя некоторые из них прямого отношения к функции groupware не имеют, такие дополнения существенно дополняют возможности, а значит и эффективность конкретного решения. Например, OBM описание которого найдете в этом же номере журнала, позволяет управлять учетными записями пользователей, позволяя обойтись без Active Directory. Большинство популярных groupware обеспечивают доступ к клиентской части через веб-интерфейс, что снимает ограничение на клиентские ОС и дают возможность подключаться к серверу с любой точки, где есть Интернет.
Системы групповой работы отличаются лицензией и используемой платформой, каждый вариант подразумевает разные первоначальные взносы за внедрение и наличие подготовленных специалистов и пользователей. Так проприетарные решения содержат, большое количество функций, обеспечены поддержкой, но при внедрении потребуют значительных начальных капиталовложений, в том числе и на подготовку администратора. А это делает их как правило “неинтересными” для небольших и средних компаний. Системы групповой работы распространяемые по OpenSource лицензии считаются (это не совсем так, но спорить не будем) менее готовыми к работе “из коробки”, но с их установкой и настройкой справится любой веб-программист, которого очень просто найти даже в небольших населенных пунктах. Особняком стоят SaaS решения, их развертывание не потребует больших первоначальных взносов, переподготовки администратора.
Я не буду рассматривать популярную комбинацию Microsoft Exchange и Microsoft Outlook, которую часто берут за эталон организации системы совместной работы. Эта связка хорошо расписана на тематических ресурсах. Минус найти хорошего администратора знающего — Microsoft Server, Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Microsoft SQL Server не так уже и просто. Первоначальные затраты на покупку лицензий составят приблизительно – 733 $ (Windows Server 2008), 715 $ (Exchange Server Standard 2010), 68 $ (Exchange Standard CAL, за каждое подключение), 220 $ (Microsoft Office 2010 Standard, для каждого ПК) + клиентские версии Windows.

Корпоративная почта с расширенными функциями

Большинство систем групповой работы выросли из сервисов электронной почты, в которых появились дополнительные функции, поэтому и искать будем среди подобных систем. Например, многие организации имеющие свой домен, вместо развертывания почтового сервиса просто подключают его к Яндекс.Почта для домена или Google Apps для бизнеса. В результате получают полноценный корпоративный почтовый ящик, отправляя письма от “своего” имени, и некоторые даже не обращают внимания на дополнительные возможности, предоставляемые в нагрузку не требующих каких-либо вложений.
Например, Яндекс.Почта для домена (http://pdd.yandex.ru/). Для подключения просто указываем адрес домена (в списке уже присутствуют домены прописанные в Яндекс.Вебмастер), подтверждаем права на домен и редактируем MX запись в панели управления DNS:

Имя поддомена - @ 
Тип записи - MX
Данные - mx.yandex.ru. 
Приоритет - 10

Администратор получает интерфейс, при помощи которого он может управлять почтовыми аккаунтами.

Создание события в Яндекс.Почта для домена


По умолчанию поддерживается до 1000 аккаунтов, чего обычно более чем достаточно, но их число можно увеличить. Теперь пользователи могут работать с почтой, подключаясь при помощи веб-интерфейса, клиентами по протоколам POP3/IMAP, или используя мобильные устройства. Кроме этого интерфейс дает возможность настроить сбор почты с других POP3 почтовых ящиков, создать новые папки и метки упрощающие сортировку писем при помощи фильтров, плюс белый и черный список. Также доступен сервис мгновенных сообщений Я.Онлайн, Яндекс.Бар для браузера и персональный менеджер контактов. Пользователь может заводить несколько календарей (доступен экспорт и импорт), создавать события и списки дел. События при необходимости привязываются к списку дел. При создании события пользователь приглашает других участников, которые могут просматривать или редактировать событие. Сразу же генерируется HTML код позволяющий добавить информацию на сайт, чтобы посетители могли быстро добавлять его в свои календари. Вероятно не все элементы предъявляемые к системам групповой работы в Яндекс.Почта выполнены, но для небольших организаций этого вполне достаточно.
Корпорация Google предлагает нам два варианта подключения позволяющих организовать групповую работу в организации. В стандартном пакете Google Apps для бизнеса (http://google.com/apps/intl/ru/business) пользователь получает полный спектр приложений — почта GMail с доменом, календарь со списком задач и поиском, документы, группы, сайты и видео Google. Их функционал известен любому человеку, имеющему аккаунт на сервисах Google. Пакет предлагается совершенно бесплатно, ограничен лишь размер почтового ящика (2 Гб). Возможности календаря вообщем совпадают с вариантом от Яндекс, при создании события можно рассылать приглашения другим участникам, но появилась возможность сразу подключать документы.

Сведения о мероприятии в Google Apps для бизнеса


Выбрав профессиональный пакет (50$ на аккаунт в год) получаем увеличенный до 25 Гб объем почтового ящика, поддержку, гарантию бесперебойной работы, возможность переноса действующих почтовых аккаунтов на Gmail, и доступ к API расширениям. Последние позволяют интегрировать в Google Apps приложения и сервисы сторонних разработчиков. Их список приведен на Google Apps Marketplace, где представлено более 200 приложений разбитых на несколько категорий — менеджеры задач, утилиты поиска, синхронизации данных, средства взаимодействия с клиентами, инструменты управления финансами, администрирования и многие другие. Часть из представленных дополнений бесплатна.
Также подписчики получают доступ к системе безопасности электронной почты Postini, обеспечивающей улучшенную фильтрацию спама и вирусов, шифрование с TLS, настраиваемые правила обработки вложений, архивацию и восстановлению, поиск и экспорт писем. Первые 30 дней работы в профессиональном пакете бесплатно.

Teamtools

Проект ООО «НГ логик» (http://www.teamtools.ru/) реализованный как SaaS предлагает две версии – бесплатную базовую и расширенную. Последняя за весьма символическую плату предоставляет весь необходимый набор, обеспечивающий управление группой. Для работы потребуется компьютер с любым браузером с установленным Microsoft Silverlight. При регистрации создается учетная запись владельца, чтобы добавить новых участников необходимо создать как минимум одну группу и отправить почтовое сообщение остальным пользователям. Содержит календарь с очень удобным модулем управления задачами позволяющий контролировать процесс загрузки подчиненных, подсчитывать трудозатраты, напоминания и условия приемки задачи. Причем при постановке задачи она проходит все этапы – черновик, согласование, не начата, на исполнении, приемка, завершена. Файловое хранилище, в котором доступ к данным могут получать только участники группы с возможностью просмотра и обсуждения медиафайлов и документов. Размер ограничен 1 Гб, но за двойную абонплату его можно увеличить до 10 Гб. Обмен сообщениями между пользователями производится в реальном времени при помощи внутренней системы, напоминающей чат. Причем в беседу можно добавить любое количество участников. Реализован и форум.

Создание задачи в teamtools


Предусмотрен вариант установки teamtools на сервер компании, для этого следует просто обратиться к разработчикам. На сайте проекта доступно несколько видеотуров позволяющих ознакомиться с особенностями работы с teamtools. Платит только владелец группы, максимальная цена 200 рублей в месяц не зависит от количества участников. За доплату доступны дополнительные инструменты – управление проектами, просмотр документов Word.
Кроме этого следует обратить внимание на TeamLab (http://www.teamlab.com/ru) – проект, предлагающий бесплатно решение для совместной работы, реализованное как SaaS или программы распространяемой по OpenSource лицензии.

Novell GroupWise

Разработка компании Novell Inc.– Novell GroupWise (http://www.novell.com/products/groupwise/) возникла в конце 80х как расширение к текстовому редактору WordPerfect. В 1994 году проект выкуплен Novell и получил новое имя GroupWise. Сегодня это полнофункциональное решение для организации коллективной работы, содержащее все необходимые функции – электронная почта, систему обмена мгновенными сообщениями, календарь, управление заданиями, контактами и документооборота.

Сравнение затрат на 100 учетных записей в ТСО калькуляторе Novell


Решение мультиплатформенное. В качестве серверной ОС можно выбрать NetWare (в будущем релизе планируется убрать поддержку), Windows (2003 или 2008) и Linux (SLES), клиентская часть – Windows (XP или 7), Linux (SUSE Linux Enterprise Desktop) и Mac OS X. Кроме этого компонент WebAccess дает возможность подключаться к серверу при помощи веб-браузера, получая доступ ко всем функциям. В текущей версии 8.0 появился MobileServer обеспечивающий поддержку мобильных устройств Nokia, и ActiveSync (iPhone и Android).

Интерфейс Novell GroupWise


Кроме этого для подключения к серверу можно использовать любой другой клиент, поддерживающий соответствующие протоколы (IM и почтовые). Реализованы шлюзы для подключения к Novell GroupWise таких систем как Microsoft Exchange и Lotus Notes или миграции с них. Обеспечивается интеграция с антивирусными и антиспам модулями сторонних производителей (лицензируются отдельно). Также поддерживаются основные стандарты защиты данных – SSL, TLS, S/MIME.
Установка и настройка у подготовленного администратора в принципе проблем вызвать не должна. Интерфейс очень простой и понятен. На сайте доступно несколько вебкастов и документация.
Рекомендуемой розничной ценой лицензии является 143 $ на пользователя + 33 $ или 36 $ за обычное или первоочередное техобслуживание. Возможна подписка на 1 год (~68$ за пользователя). Калькулятор TCO позволяет подсчитать, сколько удастся сэкономить на лицензии по сравнению с Microsoft Exchange.

Zimbra Collaboration Server

Количество groupware-систем, распространяемых по открытым лицензиям очень велико, часто они являются производными от других проектов, которых соответствующие функции появились вначале как дополнения. Демоверсии некоторых доступны на сайте opensourcecms.com.
Но все кто хоть немного интересовался возможностью использования бесплатного варианта, в первую очередь обращаются к Zimbra Collaboration Suite (http://zimbra.com/ ). В январе 2010 подразделение Zimbra было выкуплено у Yahoo компанией VMware, под руководством которой выпущена актуальная на сегодня 7 версия.
Установив Zimbra, мы получаем полноценную среду коллективной работы включающую:

Плюс система поиска, группировки документов по тегам, синхронизация с внешними устройствами, хранение данных об учетных записях на LDAP сервере или ActiveDirectory.

Zimbra прост в установке и многофункционален


Для доступа к данным проект предлагает два клиента: Zimbra Web Client —интерактивный веб-интерфейс (построен с применением технологии AJAX) и Zimbra Desktop. Последний обеспечивает подключение к серверу и синхронизацию данных (почта, контакты, календарь и так далее), но может работать и в качестве автономного почтового клиента (то есть без Zimbra CS).
Наиболее широкую известность Zimbra получил благодаря специальному API, позволяющее подключать к серверу дополнительные плагины (zimlets) существенно расширяющие его возможности, за счет интеграции сторонних продуктов и сервисов.

Zimlet существенно расширяют базовые возможности Zimbra


В версии 7 ко всем возможностям добавились – модуль для хранения и совместного доступа к файлам Briefcase (вместо пересылки файлов по emai), система контроля версий, возможность блокировки файлов на время редактирования, онлайн-просмотрщик для некоторых типов документов, улучшен поиск, организация мероприятий в календаре, сервер оповещений (email, SMS), поддержка Kerberos SSO, новых версий ОС, Outlook 2010 и многое другое. Появился модуль Zimbra Social позволяющий следить за обновлениями с Twitter, Facebook и Digg.
Плюс смена названия вместо Zimbra Collaboration Suite, сегодня имеем Zimbra Collaboration Server.
Как и прежде Zimbra предлагается в трех версиях — Open Source Edition, Network Edition (Starter, Standard и Professional) и Zimbra Appliance (Basic, Standard, Professional). Первая распространяется свободно под OpenSource ZPL лицензией (Zimbra Public License) и по сравнению с платными имеет некоторые ограничения (подробнее в сравнительной таблице Compare Zimbra Products которую можно найти на сайте).Так как количество учетных записей не ограничено, ограничения не мешают использовать Zimbra OSE в организациях малого и среднего размера. Урезаны возможности поиска, синхронизации с Microsoft Outlook, iPhone, и другими внешними устройствами и программами, отсутствует встроенный механизм резервного копирования и восстановления, невозможность работы в кластере, ограничения по администрированию и другие.
Серверная часть Zimbra Server написана на Java и использует наработки нескольких OpenSource проектов — nginx, Apache Lucene, OpenLDAP, MySQL, Postfix, POP3/IMAP4 прокси Perdition, ClamAV, DSPAM и некоторые другие. Для установки понадобится любой дистрибутив Linux, сам процесс очень прост и трудностей обычно не вызывает даже у малоопытных сисадминов (некоторые администраторы Zimbra часто используют в качестве сервера электронной почты). На сайте проекта кроме архива с исходным текстом предлагаются сборки для Ubuntu 8.04/10.04 LTS, SUSE LES 10/11, Debian 5, Fedora 11, RHEL 4/5.

***

Выбор системы групповой работы непростая задача, здесь следует определиться с бюджетом, возможностями, оценить уровень подготовки пользователя. В большинстве случаев внедрение происходит без проблем, ведь по сути разрозненные приложения подменяются централизованным решением.

Теги:

Понравилась статья? Оставьте комментарий или подпишитесь на RSS рассылку.

Комментарии

Комментариев пока что нет

Оставить комментарий

(required)

(required)