Как выбрать СЭД?

Информации по СЭД сегодня с одной стороны много, но когда приступаешь к выбору оказывается что ее недостаточно. Внешнее описание решений мало чем отличаются, а отзывы на форумах противоречат другу друг.

Сегодня решение о переходе на систему документооборота уже редко принимается спонтанно, без каких либо конкретных планов, или как дань моды, просто чтобы было. Обычно начальство само приходит к выводу что нужно что-то менять. Проект внедрения СЭД начинается с постановки задачи, определения рамок проекта и выбора программной платформы. Для ускорения процесс внедрения полностью отдается стороннему поставщику, который произведет аудит и предложит решение. Вот этот этап вызывает вполне обоснованные сомнения, так как правило ИТ-консалтинг и внедрение проводит одна и та же компания, то есть решение уже «выбрано» заранее, просто его немного адаптируют к внутренним нуждам. Доверившись сторонней компании легко попасться на маркетинговый крючок. Поведясь на внушительный список внедрений и отзывов благодарных клиентов или гарантию нереальных сроков внедрения продукта. Вероятно для государственных компаний в которых не очень любят считать деньги такой подход вполне понятен. Но в случае с бизнесом ситуация может быть с точностью наоборот. Современный руководитель вполне подготовлен и способен самостоятельно оценить предлагаемый продукт, прежде чем сделать выводы о целесообразности его внедрения и в процессе указать, что не хватает в конкретном решении. Нет конечно он вряд ли будет смотреть на такие характеристики как системные требования, используемая СУБД или язык на котором написана программа. Все это дело ИТ, который тоже никуда не девается и участвует в процессе с самого начала. Речь именно об функциональности СЭД с которой придется работать обычному сотруднику и на подробности которой редко обращает внимание ИТшник, так как он хотя и имеет представление о бизнес процессах, но тем не менее сильно вникает в мелочи.
Раньше вендоры не сильно акцентировали внимание на функциях продукта, более важную роль играл бренд и наличие известных клиентов. Ведь ИТ системы считались сложными и разобраться в них мог только специалист. Поэтому вариант, что продукт будут изучать перед внедрением учитывают не все разработчики и стараются действовать старыми методами, продавая репутацию, а не показывая функционал. Посетителя на сайтах встречает маркетинговая информация, а при поисках конкретики складывается мнение что некоторые разработчики как будто бы специально что-то скрывают. Определиться в такой ситуации очень сложно. Хотя это может быть свидетельством того что решение в последующем будут адаптировать под конкретную задачу. Нет конечно менеджеры по продаже ответят на любой вопрос, но в пределах своей компетенции, мелочей как правило они не знают. Ведь не секрет что разрабатывают систему одни, продают и внедряют другие, а поддерживают третьи. У каждого круга свой уровень знаний и добраться до самого низа в обычной компании тяжело (хотя в этом не всегда есть необходимость).
И так чтобы выбрать СЭД нам нужно познакомится с общей функциональностью и разобраться как реализованы отдельные процессы (например согласование документов) и возможности по изменению маршрутов. В этом должны помочь общие описания продукта (введение) и документация. Здесь нам интересно увидеть максимальные детали в описании именно функционала СЭД, то есть что мы можем сделать или получить. Присутствие общих маркетинговых фраз или наоборот акцентирование внимание на ненужных (пока) мелочах (вроде поддержки СУБД) наличие большого количества подпунктов, говорит о том что вендор или пытается выдать продукт за другой или банально не может написать нормальную документацию. Лишними будут многочисленные статьи на сайте о необходимости использования СЭД. В них нет особого смысла, так как человек уже в принципе принял решение и приходит выбирать. Очень кстати если это все дополняется подробными скриншотами и демонстрационными видео, показывающими основные этапы работы программы. Ведь в описании можно написать, что угодно, но чаще лушче просто увидеть, а снимок четко покажет, что и как и поможет составить мнение. Чем больше такого материала тем наверное лучше. Бывает вместо этого разработчики выкладывают маркетинговые видео в которых счастливые пользователи рассказывают как хорошо, что у них внедрена эта именно система, не объясняя по сути почему. Они занимают время и отбивают охоту изучать продукт. Более подробно тот или иной процесс должен быть расписан в документации.
И весьма неплохо бы чтобы и демоверсия продукта (желательно SaaS так как не всегда есть возможность настроить и показать всем заинтересованным), к которой можно было бы получить доступ без всяких бюрократических проволочек. Некоторые разработчики предоставляют свои решения для теста после определенных согласований, только через несколько дней, и чтобы просто оценить приходится разворачивать всю инфраструктуру (сервер, СУБД и т.п.). Кстати сама по себе SaaS версия очень неплохое начало для небольших компаний которые не хотят или не могут развернуть полноценный сервис у себя на площадке. Кроме того часто можно услышать жалобы на то что решение «тормозит» с SaaS при наличии каналов достаточной пропускной способности такое не наблюдается, так как разработчики знают сколько нужно выделить ресурсов.
Ну и конечно мы должны получить внятное описание формирования цены на продукт. Для небольших организаций интересными будут решения SaaS, пользователю нет особой разницы, где именно находятся серверы и как именно хранятся документы, а вот процесс администрирования заметно упрощается.
Попробуем оценить подачу трих СЭД решений по этим критериям. Выбирались они для обзора по очень простоум критерию — наличие бесплатной версии.

Alfresco

Эта СЭД разрабатывается с 2005 года и обладает всем необходимым для управления документами, записями, веб-публикацией и бизнес-процессами в организации. В магическом квадрате Gartner посвященному решениям по управлению корпоративным контентом (ECM, Enterprise Content Management) Alfresco долгое время находится в Visionaries (провидцы). Продукт достаточно известен и получил несколько наград от разных организаций.
Сайт Alfresco на английском. Попав сразу узнаем, что на сегодня Alfresco представлен в двух версиях — Alfresco Community Edition и Alfresco One (ранее Enterprise) и SaaS сервис Alfresco in the cloud использующий веб-сервисы Amazon. Собственно наличие бесплатнйо версии и обусловлавливает Alfresco. Так как установить и использовать Alfresco может каждый желающий, благо в сети много руководств. Также не редко именно эту версию предлагают некоторые компании интеграторы. Таблица показывает, что CE и One по функциям документооборота не отличаются, только возможности расширения. В CE отсутствует интеграция с облаком, кластеризация, поддержка с некоторыми бизнес-приложениями (Salesforce), функция управление мобильными устройствами (MDM) и поддержкой и корпоративных платформ (MS SQL Server, Oracle и WebSphere). Сборка Community распространяются абсолютно свободно по лицензии GNU GPL, без какой-либо поддержки. Enterprise — ориентирована на корпоративный сектор и приобретается вместе с официальной поддержкой от разработчиков.
Выбрав нужный продукт получим краткую информацию по возможностям. Например для Alfresco One здесь 7 пунктов в которых раскрываются управление документами, совместная работа, поддержка мультимедиа, управление бизнес процессами, синхронизация контента, управления записями и инцидентами, поддержка отрытых стандартов. В принципе все важное здесь озвучено этого достаточно, чтобы немного определиться. Остальные вопросы отражены в документации, где каждая версия продукта имеет отдельную ветку. Это плюс, так как не редко разработчики описывают только коммерческий продукт, а чего не хватает в бесплатной приходится разбирать самому. Здесь находим технический обзор, архитектуру, информацию об API (RESTful API, Java API, JavaScript API, с помощью которых легко получить доступ к репозиторию, задачам, системе управления сайтами и т.д, данные по установке и использованию и многое другое. Отдельный раздел представляет видеоруководства (всего 15), которые наглядно показывают процесс и подробно информируют о возможностях. В частности их анализ кроме базовых элементов позволяет получить некоторое представление о настройке бизнес-процессов в Alfresco, модели контента, работе системы групповой работы и другое. То есть как раз то, что показать на пальцах ни как нельзя. На сайте можно найти ссылки на White Papers, части опубликованных книг (требуется регистрация), блог разработчиков, Wiki и форум. Проект постоянно проводит вебинары, архив которых свободно доступен. Также на видном месте показана ссылка на дополнительные расширения Alfresco, которых в настоящий момент более 600. Здесь и интеграция с соцсетями, Youtube, популярными CMS, языковые пакеты и многое другое.
Решение кросплатформенное, разработано на основе Java-технологий, в качестве СУБД для свободной редакции поддерживаются MySQL и PostgreSQL. В редакции Alfresco One также Oracle Database, DB2, MSSQL Server. Развернуть его при наличии определенного пыта вполне реально.
Также разработчики предлагают возможность сразу подключиться Alfresco Cloud для чего достаточно указать свой email. Вот здесь ложка дегтя. Запросы очевидно обрабатываются вручную, а поэтому некоторое время придется подождать (оно может и не прийти). Чтобы получить хоть какую то информацию о стоимости One или Cloud необходимо заполнить лист с информацией о компании и подождать ответа менеджера.

Официальная документация  Alfresco очень подробная, но к сожалению она на английском

Официальная документация Alfresco очень подробная, но к сожалению она на английском

Verdox

Сайт разработчика Verdox сверстан профессионально, но вот информация которая первой попадает в поле зрения на нем представлена типично маркетинговая. Не сразу удается найти назначение продукта, о том что это именно СЭД узнаем перемотав страницу до конца. Но главный минус — на сайте нет никакой информации о компании разработчике, просто в контактных данных номер телефона и адрес электронной почты. И все? Человеку впервые попавшему на сайт без каких-либо рекомендаций будет сложно доверять. Те есть какой нибуть раздел «О компании» сайту бы точно не помешал.
Просмотрев первую попавшуюся в глаза информацию, мы узнаем, что при помощи этой системы можем навести «порядок в бизнесе». И уже ниже находим что-то полезное. Здесь 8 пунктов, выбрав любой из них можем получить подробную информацию в которой расписано по пунктам зачем все это нужно и чем поможет Verdox. Причем после введения приводится конкретные данные со полноразмерными снимками позволяющими наглядно увидеть о чем речь. Кроме этого представлен Виртуальный тур. Это то что действительно реализовано хорошо. Выбираем определенный один из 17 пунктов и смотрим пошагово как оно выполняется средствами Verdox. Так мы увидим процесс работы с документами: регистрация, работа с электронным архивом, резолюции, поручения, согласования, протоколы совещания и др. За одно и складывается впечатление об интерфейсе. В наличии раздел документации (больше ориентированной на пользователя), Wiki и форум. Правда по количеству тем и сообщений он особо не пользуется популярностью, да и форум судя по всему не более года. Компания имеет свой канал на YouTube на котором представлены два видеообзора вводный и ознакомительный по работе с поручениями.
Из особенностей Verdox . Входящие сообщения связываются даже если они были доставлены разными способами (электронным и бумажным), позволяя отслеживать переписку. Еще один плюс — исходящие письма могут быть отправлены по электронной почте прямо из системы Verdox без использования внешних почтовых программ. В руководстве пользователя вообщем показаны все стандартные для таких программ действия. Документация администратора позволяет узнать как настроить роли, процесс согласования и справочники, бизнес-процессы, шаблоны и прочее. Её следует изучить более тщательно.
Система предлагается в трех вариантах Verdox Free (бесплатно, до 5 пользователей), Verdox Box (от 1000 руб.) и Verdox Cloud (от 250 руб.). Последние два можно попробовать. Также показана внятная таблица цен в зависимости от количества пользователей и таблица сравнений возможностей версий. Например Free кроме отсутствия поддержки и ограничения по количеству пользователей, не содержит несколько модулей. Для доступа к демоверсии необходимо заполнить форму. Ответ приходит сразу же (только может попасть в спам). После этого около 15 минут формируется окружение и будет выдана ссылка для входа, а на почту придут данные для регистрации. Теперь можно получить полное представление о продукте.
Самостоятельное развертывание версии Free и Box каких либо проблем вызвать не должно. Для установки потребуется ПК под управлением Windows (в документации почему то об этом не сказано, так же нет и рекомендаций по версии).

 Виртуальные туры предложенные Verdox позволяют быстро понять процесс

Виртуальные туры предложенные Verdox позволяют быстро понять процесс

FossDoc

Разработка компании ФОСС-Он-Лайн работающей на рынке ИТ технологий с 1999 года, в его активах клиенты нескольких российских и украинских банков и госучреждений, статус Microsoft Gold Certified Partner. Попав на главную страницу, сразу попадаем на полезную информацию по назначению и основным плюсам этой системы: проста развертывания, принцип лицензирования, гибкая настройка маршрутов, поддержка специфических функция для государственного и банковского сектора. Ничего лишнего, все по сути. Собственно просмотрев основные ссылки с заглавной можно уже сложить первое впечатление о процессе работы с FossDoc. Далее находим подробности, ссылку для выбора продуктов, расчет лицензии (возможна покупка и аренда) и ссылку на бесплатную версию. Этот момент особо замечу так как обычно информацию о наличие Free версии пытаются спрятать подальше. Бесплатная версия ограничена 5 учетными записями, чего обычно хватит для небольших организаций или для тех кто только внедряет СЭД. Скачать ее можно свободно и без всяких регистраций, официальная поддержка в этом случае, только форум. Во многих бесплатных версий коммерческого ПО установку обновлений стараются усложнить, в FossDoc они ставятся штатными образом (обновления выходят раз в месяц). И еще есть интересная особенность. Подав запрос можно бесплатно на 180 дней увеличить количество пользователе системы до 50. То есть можно спокойно внедрить систему, опробовать и затем уже купить лицензию. Версии SaaS в данный момент нет, но по сообщениям находится в разработке. Для подключения к серверу потребуется установить клиентское приложение (только Windows).
Присутствует достаточная документация (пользователя, администратора и разработчика), презентации, FAQ, форум поддержки и прочее. Имеется и свой канал на Youtube на котором представлено 11 небольших роликов наглядно демонстрирующих выполнение определенных действий с FossDoc.
Основой FossDoc является платформа FossLook представляющая собой конструктор из которого позволяющий создавать собственные бизнес-приложения под любые задачи. СЭД FossDoc уже готовое решение включающее все необходимые модули и шаблоны документов для автоматизации классического делопроизводства. Маршрут документа состоит из поручений исполнителям, которые приходят на рабочие места сотрудников. Открыв поручение пользователь получает сам документ. Платформа интуитивно понятна, поэтому при необходимости стандартное решение легко адаптируется под любые условия (самостоятельно это сделать не сложно): добавить любое поле, создать шаблон, прописать маршруты, публиковать документ в папку (архив). Шаблоны документов могут быть разные. Оператор просто заполняет поля и формируется документ в т.ч. отправляется если нужно на печать. Поэтому решение легко спрофилировать под любые другие задачи, организовать, на его основе например на основе FossDoc складской учет. Реализован поиск по любым полям ( расширенный и простой) фильтры папок, есть протоколы в которым можно отследить историю правок любого документа.
Еще одна интересная функция. На основе FossDoc можно строить собственную корпоративную почту и держать полноценный почтовый домен, он может работать за релем и забирать письма с других почтовых серверов (в том числе и бесплатных вроде Mail.ru или Gmail). Принятое письмо автоматически превращается во входящий документ. Интегрирован с ЭЦП разных поставщиков, любая ЭЦП встраивается по заказу. Также документооборот интегрирован с видеоконференцией при помощи модуля от OpenMeetings [7]. Есть модули напоминаний, служебных записок и обращений граждан позволяющий регистрировать и прописывать маршруты всем поступающие заявки.
FossDoc расчитан на использование в организациях от небольших до крупных холдингов. Поддерживается интеграция c Active Directory, несколько СУБД (MS SQL, MySQL и Oracle Database). Установить можно на любую Windows включая и клиентские XP SP3. Весь процесс расписан в документации, справиться сможет и подготовленный пользователь.

На главной странице  FossDoc сразу находим нужную информацию

***

Итак изучив документацию и протестировав продукты мы уже можем самостоятельно определиться с требованиями к СЭД и выбрать те решения которые больше под них подходят.

Теги: ,

Понравилась статья? Оставьте комментарий или подпишитесь на RSS рассылку.

Комментарии

Бесплатная версия конечно отличный критерий, но добавили бы еще обзор по демкам — попали бы крупные софверные компании, такие как Docsvision и было бы наглядно

Оставить комментарий

(required)

(required)