Kerio Workspace — cервер совместной работы с документами и проектами

Все больше компаний требуют инструменты для упрощения обмена документами. Относительно молодой игрок на этом рынке Kerio Workspace способен решить проблему.

Оптимизация работы сотрудников — одна из основных задач, возложенных на ИТ. Но если раньше использование соответствующих технологий считалось прерогативой крупных компаний, то сегодня все больше и больше небольших и средних фирм нуждаются в простом, удобном и безопасном инструменте. Одна из насущных проблем – обмен документами между пользователями. Традиционно для этого используется электронная почта или сетевые папки, однако при активной работе нескольких человек над файлом становится тяжело синхронизировать и отслеживать все изменения, обмениваться мнениями — возникает путаница в версиях, появляются ошибки, дополнительно генерируется большой трафик. Подчас тяжело сказать, кто сейчас работает с документом и какая последняя версия, кто отвечает за конкретный этап. Без специального инструмента все согласования затягиваются, а конечный результат не всегда оптимален. Кроме того, велик риск утечки, когда вся переписка и сам документ случайно попадают в посторонние руки.

Возможности Kerio Workspace

Kerio Workspace — новый продукт в линейке Kerio Technologies, Inc. Это решение для организации совместной работы над документами и проектами, ориентированное на нужды малого и среднего бизнеса. Используя обычный браузер, сотрудники, совместно работающие над одним проектом, могут безопасно обмениваться файлами, оставлять комментарии, получать уведомления об изменении статуса документа и новых отзывах. Нужный документ можно просмотреть прямо в окне браузера. Чтобы сообщить другому пользователю о новом документе, нет необходимости пересылать его, достаточно отправить пользователю гиперссылку, которую генерирует Kerio Workspace.
Создание нового документа в Kerio Workspace
Пользователь сам систематизирует контент, создавая рабочее пространство и нужное количество страниц внутри (их структуру он определяет самостоятельно), где распределяет загруженные файлы по папкам. Для быстрого доступа используется раздел “Избранное”. Для лучшей визуализации возможна “раскраска” документов в разные цвета. При большом их количестве это заметно упрощает поиск. Порядок документов на странице можно менять простым перетаскиванием. Система создана по образу социальных сетей, содержит возможность комментирования и ленту новостей, оповещения которой пользователь получает на “стену” в профиле или по электронной почте.
Работа с текстовым блоком средствами Kerio Workspace
Чтобы загрузить файл на сервер, нужно просто перетащить его в окно браузера или воспользоваться соответствующим пунктом меню. В качестве документов могут выступать: текстовые блоки, файлы, изображения/коллажи, гиперссылки, видео, контент из YouTube и Google Maps, события календаря. Последнее превращает Kerio Workspace в среду управления проектами.
Очень удобно, что все рабочие файлы находятся в едином защищенном хранилище — это упрощает поиск нужной информации (все содержимое документов индексируется) и создание резервных копий.
Для возможности редактирования “штатными” приложениями необходимо установить программу-клиент
Любой пользователь, имеющий соответствующие права, может прочитать и изменить содержимое. История сохраняется, поэтому всегда можно получить доступ ко всем правкам и при необходимости вернуться к более ранней версии документа (нужный пункт находится в контекстном меню). Доступ к содержимому для отдельных пользователей или групп определяет сам владелец, права на страницу устанавливаются индивидуально или наследуются из пространства. Кроме этого введена отдельная роль администратора контента, которая дает возможность управлять загруженными документами и выполнять ряд задач технического обслуживания.
Текстовые блоки создаются при помощи онлайн редактора, входящего в поставку Workspace, доступны все функции форматирования, вставка html кода и прочие возможности. Но это лишь приятное дополнение, в большинстве случаев
редактирование файла производится “штатным” приложением, для чего он при помощи пункта контекстного меню «Отредактировать на рабочем столе» загружается на компьютер, отдельное меню позволяет быстро сохранить документ на рабочий стол. Система выдаст предупреждение о том, что браузер пытается запустить приложение — просто подтверждаем его. Чтобы в дальнейшем процесс проходил автоматически, можно запомнить выбор. Остальные пользователи, имеющие доступ к документу, будут оповещены о том, что в настоящее время производятся изменения, это защитит файл от перезаписи и позволит избежать коллизий. По окончании правок, при закрытии окна документа, результат может быть автоматически загружен на сервер или на рабочий стол, для дальнейшего редактирования в оффлайн.
Единственное, что нет никакой подстраховки. Если на локальном компьютере не установлена программа–редактор (например, нет Microsoft Office), пользователь получит стандартное сообщение о запуске, но в дальнейшем ничего не произойдет, приложение так и не запустится, а предупреждения об ошибке не будет. Конечно, ситуация совсем нестандартная, однако ее бы следовало предусмотреть. В остальном работа с Workspace не требует особой переподготовки пользователя, все действия выполняются логично и понятно.
И главное — чтобы функция редактирования “штатной” программой была доступной, следует установить на свой компьютер клиент. Если его нет на локальной системе, последует запрос на закачку и затем установку (потребуется несколько раз нажать Далее). Сейчас доступны клиенты для Windows и Mac OS X и некоторых мобильных платформ (см. врезку). В случае использования Linux, соответствующие пункты меню будут заблокированы. Чтобы отредактировать документ, следует сохранить его на компьютер, открыть в нужной программе, а затем загрузить новую версию обратно.
Интерфейс всех частей локализован, поэтому проблем с адаптацией пользователя с новой средой не будет.
Все загруженные файлы могут проверяться антивирусом, для чего в Workspace интегрирован движок Sophos. Очень удобно, что Kerio Workspace интегрируется с LDAP сервером (Active Directory или Open Directory) и после подключения все сотрудники сразу получат доступ.

Возможности администрирования

Большой плюс Kerio Workspace — кроссплатформенность, серверную часть можно установить на Windows, Linux и Mac OS X (см. врезку). Администрировать продукт несложно. Панель состоит из четырех основных подпунктов, названия которых говорят сами за себя – Accounts, Configuration, Status и Logs. Настройки в большинстве своем сводятся к установке флажков и активации соответствующих параметров.

Что нового в Kerio Workspace 2.0?

Kerio Workspace продукт еще относительно молодой, но развивается быстрым темпом. Первая версия была выпущена в начале весны 2011 года, практически ровно через год вышла версия 2.0, в которой добавлено ряд новых улучшений:

— новый дизайн интерфейса, более приятный глазу и удобный в работе, фотография в профиле пользователя используется в комментариях, что делает “беседу” более персонализованной;
— автоматическая синхронизации файлов – пользователь может загрузить для редактирования копию на локальную систему, все изменения автоматически обновляются на сервере, правки других пользователей произведенных в этот момент доступны в истории;
— появились два новых компонента – события и задачи (очевидно в следющих версиях Kerio Workspace будет развиваться в этом направлении), все события синхронизируются с ICS-совместимыми приложениями.
— улучшена поддержка смартфонов и планшетных компьютеров, в частности отмечается хорошая совместимость с iPad;
— улучшен механиз поиска и сервис отображения документа, все файлы проверяются антивирусом Sophos Antivirus.

Подключение к серверу по умолчанию производится по стандартным 80 и 443 портам, но в настройках их можно при необходимости изменить. Также из меню реализована возможность управления сертификатами сервера. Чтобы сделать бэкап сервера, достаточно нажать одну кнопку, интерфейс позволяет настроить автоматическое создание резервных копий по расписанию (поддерживается полное и дифференциальное копирование). Архивы копируются на локальный жесткий диск или примонтированную сетевую папку. Администратор может настроить получение уведомлений об итоге создания резервной копии.
Панель администрирования меню создания резервных копий
В будущем будет возможна SSO- аутентификация средствами Kerio Directory Server/Kerio Unity Sinle-On (в настоящее время продукт находится в стадии разработки).
Кроме этого интерфейс администратора позволяет просматривать активные сессии, общую статистику по сохраненным и удаленным файлам, а также журналы активности, ошибок и сообщений защиты.
Из документации доступно 58-страничное пошаговое руководство на английском языке, поясняющие общие моменты. Однако продукт настолько прост в управлении, что для подготовленного администратора нет необходимости знакомиться с документацией.
Лицензия осталась традиционной для продуктов Kerio: серверная лицензия плюс пользовательские лицензии (аккаунт администратора не требует лицензии). Серверная лицензия включает пять пользователей, дополнительные пользовательские лицензии продаются пакетами по пять пользователей.

Системные требования Kerio Workspace

Сервер можно установить на 32-битные версии Windows (XP SP2 и выше), Linux (Debian 5/6, Ubuntu 8.04/10.04 LTS, RHEL 5/6, CentOS 5.2 — 6.0, OpenSUSE 10.0-10.3/11.0-11.3, SUSE Linux Enterprise 10 или 11) и MacOSX 10.6 и выше. Доступен также готовый образ VMware с предустановленной Debian 6.0. Минимальные системные требования к серверу невелики: CPU 1ГГц, 512 Мб RAM, 500 Мб места на диске для установки, 20 Гб места на диске для хранения данных 
Клиент доступен для Windows и Mac OS X и некоторых мобильных платформ (Phone iOS 3+, Android 2.1+ и BlackBerry 6+ с сенсорным экраном). В качестве браузера в технической спецификации заявлены: Internet Explorer 7+, Firefox 3.6+, Chrome 8+ и Safari 4+.

При покупке новой лицензии предоставляется лицензия SWM сроком на один год со дня регистрации, которая дает пользователю право на обновление продуктов и бесплатную техническую поддержку в течение первого года. По истечении этого срока для возможности обновления продуктов потребуется продление SWM.

***

Традиционно продукты Kerio славятся простотой в работе и понятными настройками, и Kerio Workspace не исключение. Чтобы его освоить пользователям понадобится минимум времени, а его внедрение позволит повысить эффективность документооборота.

Теги: , ,

Понравилась статья? Оставьте комментарий или подпишитесь на RSS рассылку.

Комментарии

Комментариев пока что нет

Оставить комментарий

(required)

(required)